CONSEJOS PARA UN BUEN DESEMPEÑO DEL SECRETARIO(A) EN LA PARROQUIA

Antes de hacer una disertación sobre este oficio, tan necesario en la Parroquia y en las empresas, quisiera hacer un reconocimiento de su importante labor, muchas veces silencioso, y a veces con la resignación de ser noticia únicamente cuando comete un error. Decirles muchas gracias por sus servicios, felicidades en su día, muchísimas bendiciones, no se cansen de hacer el bien. De igual modo a quienes se sirven de los trabajos de los secretarios o secretarias parroquiales, les invito a tener un trato cortes y generoso con ellos. Pido excusa a los secretarios si en algunos momentos me refiero solo a las secretarias, pero esto es solo por ahorrar espacio, pero ellos también están incluidos.

Pues bien, el papel que juega el secretario o secretaria, es de vital importancia, es en muchos casos la primera cara visible de la parroquia, por ello es necesario que tenga algunos valores como el respeto, la solidaridad, la honestidad, el carácter, la prudencia, capacidad de juicio, la cordialidad, la sensatez, Paciencia en el trato con personas difíciles (Tolerancia), etc. Para que pueda cumplir bien sus tareas.

En nuestras Parroquias el secretario o secretaria le corresponde entre otras cosas ser y hacer de: un buen cristiano, tener buen manejo del idioma, buen digitador, redactor de documentos, conocimiento mediano de sistemas y computación, archivista, auxiliar de Contabilidad, recepcionista, conocimiento básico en relaciones humanas. Además, tener manejo de los diferentes instrumentos de Oficina. Por ello es indispensable que tenga no solo el bachiller sino una formación técnica o amplia experiencia o muchísima paciencia para dejarse enseñar por el párroco o sus delegados.

Seria bueno que las secretarias o secretarios tengan en cuenta en su condición personal lo siguiente:

APARIENCIA FÍSICA: Vestimenta apropiada, maquillaje discreto y natural, un cabello bien arreglado, una postura correcta, una dicción clara y pausada. Levántese con el tiempo suficiente para dedicar el tiempo que requiere su arreglo personal.

RESPONSABILIDAD: Implica cumplir generosamente el contrato y el reglamento de higiene y de trabajo. Se le pide llegar a la hora señalada, no faltar innecesariamente al trabajo, no perder el tiempo en conversaciones innecesarias o personales y cumplir a cabalidad las labores asignadas

DISCRECIÓN: La palabra secretaria viene del Latín Secretum que significa secreto. Desde sus puestos de confianza están en contacto con informaciones confidenciales que no deben revelar bajo ningún punto de vista.

COOPERACIÓN: La base del funcionamiento empresarial es el trabajo en equipo. Una secretaria nunca debe tener una actitud negativa; tampoco debe limitarse a lo que le han asignado, sino, que debe cooperar con los demás compañeros y dependencias de acuerdo a las necesidades de cada uno.

ORDEN: La organización correcta del área de trabajo, evitará pérdidas de tiempo en localizar documentos y materiales necesarios. No hay nada que impresione más negativamente a un jefe que pedir algo a su asistente, y que ésta no lo pueda encontrar.

INICIATIVA: La secretaria perfecta se anticipa a las necesidades de su jefe. La iniciativa de una buena secretaria puede aliviar el trabajo de los ejecutivos.

CAPACIDAD DE TRABAJO SIMULTANEO: Una buena secretaria debe desarrollar la capacidad de realizar diversos trabajos simultáneamente y de aceptar las interrupciones constantes sin inmutarse y siempre con la mejor de las sonrisas. La flexibilidad, la lealtad, la honestidad y su carácter alegre son cualidades que complementan la imagen de la secretaria perfecta.

Con respecto al ambiente de trabajo, el secretario o secretaria tenga en cuenta lo siguiente:
• Ore antes de comenzar sus labores, no esta bien que gente alejada de Dios atienda los despachos parroquiales.
• Tenga siempre sentido común. No existen manuales ni ordenes que nos determinen todo lo que debemos hacer.
• Es importante que el escritorio esté de frente a la puerta para que produzca seguridad y dominio en su espacio.
• Mantenga su oficina o puesto de trabajo en perfectas condiciones como reflejo de la imagen de la parroquia que representa.
• No utilice el computador totalmente de frente a la cara, úselo un poco girado al lado izquierdo o derecho para que no pierda el manejo del público que atiende.
• Preferiblemente coloque una planta o un adorno en su sitio de trabajo, esto hará de su espacio y oficina un lugar más acogedor y familiar.
• Sea amable y cordial con todas las personas, bien sea por teléfono o personalmente.
• Entregue diariamente las cuentas si administra dinero, no espere que se las pidan, tenga todo claramente.
• Evite distraerse con el Teléfono y redes sociales.
• No ponga en peligro la seguridad de la oficina, ni al párroco, ni la casa cural, ni la Iglesia.

ORACIÓN DEL/LA
SECRETARIO/A

Señor, te pido que me ayudes en la tentación de la imprudencia;
que mi corazón y mi boca no traicionen jamás la confianza que en mi han depositado.
Concédeme la gracia de responder siempre con alegría y firmeza todo lo que me preguntan y piden.

Que nunca me falte la paciencia y que la serenidad me acompañe, a pesar de la urgencia de lo encomendado.
señor, que tu gracia me ilumine para ayudar con mi tarea al crecimiento de toda la parroquia, para que todo el que viene a la secretaría encuentre una mano y una sonrisa que contagie el amor por tu Palabra.

Ayúdame para que lleve siempre con dignidad y en todas partes el nombre de secretario/a gracias, señor, por mi familia, por mi parroquia y por el trabajo que estoy haciendo.

Amén

Antonio Devia Mendez. Pbro
Vicario Judicial

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